E-procurement memanfaatkan teknologi terutama perangkat elektronik dan jaringan internet untuk melakukan pengadaan barang atau jasa. Dengan keterlibatan teknologi tersebut, proses pengadaan barang dan jasa pun dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat asalkan karyawan atau SDM perusahaan yang bertugas dalam pengadaan telah memahami dan mengerti e procurement management system dengan baik. Hal ini mungkin terjadi karena teknologi yang digunakan sudah menerapkan otomatisasi dalam beberapa tahapan pengadaan. Misalnya dalam penghitungan biaya yang harus dibayar. Dengan begitu, SDM yang bertugas dalam proses pengadaan tidak perlu lagi menghitung pajak, biaya pengiriman, dan lain-lain.
Baca juga : Prinsip E Procurement Management System
Lebih Transparan dan Efisien
Salah satu kelebihan dari e-procurement adalah e procurement management system yang transparan atau terbuka. Pasalnya, sistem tersebut memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemantauan atau monitoring pada setiap tahapan pengadaan mulai dari rencana pemesanan sampai transaksi yang telah dilakukan. Hal ini dapat dilakukan karena software yang digunakan untuk melakukan e-procurement mencatat dan menyimpan setiap aktivitas pengadaan yang dilakukan. Selain itu, tindak penyimpangan atau kecurangan seperti mark up (menaikkan) harga juga tidak dapat dilakukan. Dengan begitu, kontrol terhadap penyimpangan menjadi lebih baik ketika pengadaan dilakukan menggunakan e-procurement. Di samping lebih transparan, sistem e-procurement juga dapat memberikan banyak manfaat lain. Salah satunya adalah meningkatkan efisiensi baik dari segi biaya, tenaga, maupun waktu. Efisiensi biaya dapat tercapai karena e-procurement dapat memangkas atau mengurangi biaya operasional. Contohnya adalah biaya untuk mencetak dokumen, membeli perangko, atau meterai. Pasalnya, dokumen yang digunakan pada e-procurement berbentuk data digital yang dapat dibagi dengan vendor atau supplier yang terlibat dalam proses pengadaan.
Efisiensi tenaga dan waktu juga dapat tercapai karena e procurement management system memungkinkan dilakukannya setiap tahapan pengadaan melalui perangkat elektronik. Artinya, perwakilan perusahaan tidak perlu bertemu dengan perwakilan vendor atau supplier secara langsung. Dengan begitu, waktu dan tenaga menjadi lebih efisien. Di samping itu, biaya yang dibutuhkan untuk transportasi, akomodasi, serta konsumsi pun dapat dipangkas.
